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Cosè un Authority File
L'authority file Chiese e l'authority file Autore (di seguito AF Chiese e AF Autore) sono archivi di autorità per il controllo della forma della denominazione degli edifici censiti e del nome degli artefici coinvolti nella realizzazione degli edifici medesimi. La creazione di tali archivi garantisce la normalizzazione, e quindi l'identificazione e la gestione, dei punti di accesso all'informazione (edifici e nomi) allo scopo di consentire la fruizione dei beni oggetto di censimento. All'interno di un authority record (una scheda di autorità relativa ad un punto di accesso specifico, un edificio o un architetto) l'elemento principale è l'Intestazione, ossia un'espressione strutturata composta dalla denominazione e da altri dati minimi per l'identificazione univoca della chiesa o dell'autore.
Il progetto Authority file dell'UNBC della CEI
La creazione di authority file nell'ambito del Censimento chiese è conseguenza di un progetto più vasto avviato dall'UNBCE nel 2004 che ha come obiettivo la creazione di un authority file ecclesiastico: una banca dati di livello alto rispetto ai data base specialistici e finalizzato alla gestione delle entità, ossia dei punti di accesso (persone, enti, famiglie ecc.) alle banche dati dei diversi ambiti culturali (beni mobili, architettonici, archivistici e librari di proprietà diocesana).
Autore e Chiese: caratteristiche e novità
La compilazione degli archivi AF Chiese e AF Autore può apparire di non semplice approccio ma in realtà la lettura attenta degli orientamenti che seguono e delle norme di compilazione per i singoli campi rende agevole l'uso di questi due importanti supporti. L'operazione di importazione di dati e informazioni preesistenti avviene nella quasi totalità dei casi- attraverso l'importazione dell'elenco chiese: si rimanda pertanto all'uso e alle funzioni di questo strumento per la soluzione di eventuali problemi.
Per quanto riguarda l'AF Chiese, la sua compilazione è prioritaria rispetto alla scheda di censimento dell'edificio e richiede che l'utente abbia già a disposizione le informazioni (fonti) necessarie a identificare e confermare le notizie sulla denominazione dell'edificio in esame; inoltre, è utile che abbia dimestichezza con la banca dati di inventario OA (di seguito CEIOA), nel caso esista e da essa debbano essere importati i dati degli edifici registrati. Per quanto riguarda l'AF Autore, l'inserimento di una voce ritenuta nuova deve essere vagliato attentamente, prima di tutto cercando con cura se l'autore sia già presente nella lista di supporto fornita con il software. Se la voce cercata non fosse presente, si provvederà a inserire un nuovo record all'interno dell'AF. Anche in questo caso, si consiglia di raccogliere preventivamente tutte le fonti che accreditano le informazioni sull'autore, da inserire nel campo apposito. Si provvederà poi a compilare la voce facendo particolare attenzione alle norme sintattiche di compilazione dei campi. Infine, il nuovo autore verrà riportato nella scheda di Censimento tramite un'apposita funzione; i campi relativi all'autore dell'opera, riportati sulla scheda di censimento, non possono essere compilati manualmente ma devono essere inseriti a partire dai record presenti nell'AF. In ognuno dei record AF è presente un codice che verrà riversato nella scheda di Censimento garantendo il legame univoco tra Autore e Chiese.
Authority file Autore
Rispetto allo standard previsto per l'Archivio relazionato Autore dall'ICCD e da CEIOA, nell'AF Autore del Censimento chiese le principali novità riguardano innanzi tutto gli elementi finalizzati a restituire informazioni univoche e correttamente strutturate. In quest'ottica sono stati introdotti nuovi campi fondamentali per la definizione di un AF: Intestazione autorizzata -che identifica univocamente l'autore o l'edificio a cui il record si riferisce e ne consente la ricerca trasversalmente in più banche dati- e Fonte -campo nel quale si riporta l'origine della notizia immessa evidenziandone la responsabilità scientifica-. La correttezza compilativa del campo Intestazione autorizzata È per altro garantita dalla sua restituzione in automatico a partire dalle informazioni digitabili in alcuni campi obbligatori e per i quali è previsto un rigido controllo sintattico. Una seconda importante novità riguarda il ripensamento della funzione e della struttura del campo Dati anagrafici che nel tracciato ICCD, come pure in quello CEIOA, aveva il ruolo predominante di "polo di raccolta" di tutte le informazioni anagrafiche sull'autore e veniva compilato manualmente. Nell'AF Autore, l'attenzione si sposta invece sui campi di contenuto minimo Luogo di nascita, Data di nascita, Luogo di morte, Data di morte, Luogo e/o periodo di attività- la cui compilazione, rigidamente controllata, consente di costruire automaticamente sia l'Intestazione autorizzata che i Dati anagrafici. In sintesi, con un unico intervento è possibile comporre due informazioni importanti. Infine, la predisposizione di un archivio di controllo non poteva prescindere dalla necessità di un popolamento a priori della banca dati: le voci presenti nell'authority file Autore forniscono immediatamente, a chi lavora sul campo, delle informazioni da utilizzare o degli esempi di compilazione.
Authority file Chiese
L'Authority file Chiese non trova riscontro nella tradizione inventariale ICCD o in quella CEIOA nelle quali la denominazione dell'edificio è affidata alla compilazione manuale e non è sottoposta quindi a particolare controllo terminologico. Nell'ambito del Censimento chiese, al contrario, si è ritenuto necessario e indispensabile creare un archivio autorevole anche per gli edifici di culto data la peculiare importanza che rivestono, a vario titolo, nell'ambito inventariale del patrimonio ecclesiastico. Come nel caso dell'authority file Autore, anche per la registrazione delle voci Chiese è stato previsto un tracciato di scheda che, oltre a comprendere notizie per l'identificazione topografica e amministrativa -civile ed ecclesiastica- dell'edificio, include campi che garantiscono l'identificazione univoca della sua denominazione, quali appunto Intestazione autorizzata e le Fonti. Infine, si è voluto marcare lo stretto legame tra contenitore e contenuto, creando un link con la banca dati di inventario dei beni mobili: dalla scheda di censimento dell'edificio è possibile accedere all'elenco dei beni in esso contenuti -con possibilità di visualizzazione delle schede e delle immagini allegate- ma è anche possibile importare l'elenco degli edifici registrati nell'inventario OA direttamente nella banca dati di censimento chiese. In questo modo si genera un percorso circolare che, in futuro, consentirà di effettuare un concorrente e contemporaneo aggiornamento delle informazioni di entrambe le banche dati. Le diverse varianti del nome consentiranno inoltre di collegarsi ad altre banche dati preesistenti nelle quali il nome dell'edificio non fosse stato riportato con la stessa correttezza, anche dal punto di vista formale (abbreviazioni, ecc.)