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Struttura e contenuti della scheda
La scheda per l'immissione dei dati è articolata in 16 paragrafi (aree della scheda dedicate a serie di informazioni omogenee per argomento) che presentano, in numero variabile, diversi campi (aree elementari della scheda destinate alla immissione di unità minime di informazione con significato compiuto). Il numero totale dei paragrafi a compilazione obbligatoria per il censimento ammonta a 12, nei quali alcuni campi dispongono di dati o liste precompilati.
La suddivisione in paragrafi serve ad esplicitare, l'articolazione della scheda. L'espressione "compilazione di un paragrafo" si riferisce alla compilazione di tutti i campi obbligatori componenti il paragrafo dato.
Nel software di data-entry sono presenti i campi relativi allo standard completo della scheda A CEI, tuttavia si riterranno complete anche le schede con i soli campi obbligatori compilati.
Criteri generali per la compilazione
La compilazione deve avvenire nel rispetto delle indicazioni del presente manuale che è stato redatto sulla base della normativa ICCD alla quale si può accedere tramite il sito www.iccd.beniculturali.it/stardard/index.html. Il Manuale CEI per la compilazione delle schede A costituisce lo strumento normativo, ad eccezione di aggiornamenti e questioni particolari integrative che appariranno sul sito www.chiesacattolica.it/forumchiese al quale gli schedatori sono invitati a fare riferimento costante nell'attività di schedatura.
Formalmente si usino le lettere maiuscole e minuscole come nell'uso corrente (nomi propri di luogo, persona, titoli, denominazioni, ...), salvo eventuale diversa indicazione. Normalmente la compilazione dei campi inizierà con una lettera minuscola.
Per le denominazioni ufficiali di luoghi ed enti nell'ambito diocesano si faccia riferimento a fonti primarie e, subordinatamente, agli annuari ufficiali, salvo diversa indicazione espressamente data per campi particolari.
Non è consentito il ricorso ad abbreviazioni; le eccezioni sono espressamente segnalate nelle norme per ogni singolo campo, come ad esempio nel caso delle Fonti nell'AF delle chiese, in cui la citazione deve essere riportata fedelmente, quindi anche con le abbreviazioni.
Dovendo introdurre segni di interpunzione ci si attenga all'uso corrente (si ricorda l'obbligo di far seguire uno spazio bianco dopo ogni segno di interpunzione immesso) salvo i casi espressamente segnalati. Così, normalmente, si ricorrerà alla virgola per separare gli elementi di una enumerazione e per collegare proposizioni coordinate tra loro; più raramente sarà ammesso il ricorso al punto e virgola per le paratassi. Si ricorda inoltre che il trattino corto è ammesso, privo di spazi a precedere e a seguire, solo per eventuali binomi (che devono però essere realmente tali) e per indicare sequenza tra due numeri.
Non andranno infine introdotte formattazioni di caratteri (corsivi, grassetti) nè caratteri speciali ($, *, <, >, @, ...): spesso questi ultimi sono riservati nei sistemi informativi per funzioni particolari quale è, ad esempio, la ricerca. Il carattere di barra inclinata verso destra dovrà essere evitato anche perchè, nell'ambito della sistematica ministeriale, assume, se seguito da uno spazio, valore di "marcatore" (separazione di ripetizioni che, nel modulo software per l'inventario diocesano, è gestita in modo del tutto automatico). Anche in questo caso si noteranno però le eccezioni previste per i campi ESC Ente schedatore, o per le frazioni o date nel formato AAAA/MM/GG e per le trascrizioni.
Il mancato rispetto di queste basilari norme, anche per la sola interpunzione, determinerebbe una drastica caduta della qualità dei dati immessi e imporrebbe conseguentemente gravosi lavori di revisione non facilmente automatizzabili.
Dati probabili ma non certi possono essere inseriti seguiti dal punto interrogativo posto tra parentesi tonde. Ovviamente quest'ultimo criterio non potrà valere per i campi associati a liste chiuse e per la maggior parte di quelli aventi liste vincolanti.